關(guān)于公司各項公章使用管理制度

關(guān)于公司各項公章使用管理制度

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一、公章使用管理制度

1、公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專(zhuān)人負責管理，并掌握使用。使用公章一律登記，要由經(jīng)辦人簽字。

2、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，經(jīng)總經(jīng)理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續。

3、企業(yè)公章不外借，主管人不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好交接手續。

4、企業(yè)員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經(jīng)理批準并嚴格登記手續。

5、任何人不得以任何借口要求在空白書(shū)面上加蓋公章。

6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現給予嚴厲懲處。

二、合同章使用管理制度

1、合同專(zhuān)用章由財務(wù)部專(zhuān)人保管，任何部門(mén)、人員不得借用、代用合同章，違反規定造成的后果，由印章保管人負責;發(fā)生遺失，應及時(shí)報告處理。

2、凡在授權范圍內洽談的合同，經(jīng)總經(jīng)理同意方可成立。經(jīng)法定代表人或法人代表審核、簽字后，在財務(wù)部蓋章，并嚴格按照登記手續進(jìn)行登記備案。

3、未經(jīng)總經(jīng)理批準，沒(méi)有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專(zhuān)用章，否則由當事人承擔一切經(jīng)濟損失，并追究其刑事責任。

4、凡私蓋合同專(zhuān)用章或利用合同專(zhuān)用章?tīng)I私舞弊者，一經(jīng)發(fā)現給予嚴厲懲處。

三、財務(wù)專(zhuān)用章、法人章使用管理制度

1、財務(wù)專(zhuān)用章和法人章要由財務(wù)負責人負責保管并掌握使用。

2、財務(wù)專(zhuān)用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

3、除正常的財務(wù)需要用財務(wù)專(zhuān)用章和法人章外，其他事項需用必須經(jīng)過(guò)財務(wù)負責人報請公司總經(jīng)理批準并征得法人本人同意后方可使用并嚴格登記手續。凡私蓋章者一經(jīng)發(fā)現給予嚴厲懲處。

4、任何人不得以任何借口在空白書(shū)面上加蓋財務(wù)專(zhuān)用章和法人章。

四、現金、銀行、轉帳收(付)訖章使用管理制度

1、現金、銀行、轉帳收(付)訖章由出納員負責保管并掌握使用。

2、現金、銀行、轉帳收(付)訖章只有在現金、銀行、轉帳收訖或付訖時(shí)使用。

3、不得在空白書(shū)面上加蓋現金、銀行收(付)訖章，一經(jīng)發(fā)現，嚴厲懲處并承擔經(jīng)濟損失。

五、發(fā)票專(zhuān)用章使用管理制度

發(fā)票專(zhuān)用章由會(huì )計人員負責保管并掌握使用，發(fā)票專(zhuān)用章用于加蓋增值稅專(zhuān)用發(fā)票，財務(wù)部門(mén)在收到貨款，驗證購貨方“一般納稅人資格證書(shū)”后給其開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票并蓋發(fā)票專(zhuān)用章。

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小知識：公章使用不當可能導致的法律后果

單位主體，包括公司等法人主體以及非法人單位，在對外交往中離不開(kāi)印章�？梢哉f(shuō)，在與外界發(fā)生法律關(guān)系的過(guò)程中，印章起著(zhù)在形式上代表單位意志的作用。

無(wú)論日常的交往，還是法院對糾紛的審查判斷中，依據蓋章認定有關(guān)文件的效力進(jìn)而確定有關(guān)權利義務(wù)的歸屬已經(jīng)成為一個(gè)常識。但每個(gè)單位都備有不止一個(gè)印章，如企業(yè)法人往往備有公章、法人章、財務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等。企業(yè)印章代表著(zhù)企業(yè)全部或某方面的意志，不正確使用可能會(huì )給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。

因公司對公章管理不善，導致公章不當使用的情況如下：

(1)借用行為，即借用公司的合同專(zhuān)用章或者蓋有公章的空白合同書(shū)，以公司名義簽訂合同，給對方造成經(jīng)濟損失，公司應承擔賠償責任，但有證據證明被害人明知簽訂合同對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的除外。

(2)盜竊、盜用行為，即盜竊、盜用公司公章、蓋有公章的空白合同書(shū)，或私刻公司公章簽訂經(jīng)濟合同，單位有明顯過(guò)錯，且該過(guò)錯行為與被害人的經(jīng)濟損失之間有因果關(guān)系的，公司對該經(jīng)濟損失應當承擔賠償責任，否則，公司不承擔責任。

(3)滯后管理行為，即公司承包、租賃合同期滿(mǎn)后，已經(jīng)按規定辦理了法定代表人的變更登記，但未采取有效措施收回其持有的公章、蓋有公章的空白合同書(shū)，使原承包人、租賃人得以用原承包、租賃公司的名義訂立經(jīng)濟合同，公司對被害方的經(jīng)濟損失，應承擔賠償責任。

公司聘用的人員被解聘后，或受單位委托保管公章的人員被解除委托后，公司未及時(shí)收回其公章，行為人擅自利用保留的公司公章簽訂經(jīng)濟合同，如果給被害人造成經(jīng)濟損失的，公司應承擔賠償責任。

在上述情況下，對公章負有保管義務(wù)的人員，應當依據公司內部管理制度承擔責任。除管理不善外，因遭受脅迫、欺詐、或趁人之危等非難，或因重大誤解，或簽訂合同時(shí)顯失公平的情勢而加蓋公章的行為，是違反公司真實(shí)意思表示的行為，依據中國合同法第54條規定，屬于可變更或撤銷(xiāo)的行為，公司可行使變更權或撤銷(xiāo)權，從而阻卻公章的效力。但此種情況下，公司應承擔提出證據證明加蓋公章的行為屬于違反公司真實(shí)意思表示的責任，而且，變更權或撤銷(xiāo)權的行使必須通過(guò)訴訟程序，而不能自行行使。對公司陷入非難境地負有責任的高管人員，應當依據公司內部管理制度承擔責任。

1、公司合同僅有法人簽字沒(méi)有加蓋公章的效力認定

一般情況下是有效的。特殊情況是有約定合同生效需簽字并蓋章�！逗贤�法》第三十二條規定：當事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。因為法定代表人以公司名義從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。同理，雖然沒(méi)有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應的授權，那么合同一樣是有效的。

2、公章外借私下所簽的合同效力認定

這種行為也是有效的。公司作為獨立的企業(yè)法人，公司印章是其對外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證，公司負責人或其他管理人員，經(jīng)過(guò)公司授權后，只是印章暫時(shí)的持有者和保管者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權利義務(wù)，應由該公司來(lái)承擔責任，而不應由持有者或保管者承擔責任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應視為公司授權他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權利義務(wù)關(guān)系應由該公司承擔。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效，公司需要承擔擔保責任的。

3、違反章程約定的公章規則所簽訂的合同效力認定

公司章程可以約定印章的使用規則，但由于章程僅對內有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。

4、合同上加蓋分公司的印章的效力認定

分公司雖然沒(méi)有獨立法人地位，但分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認定合同有效，相關(guān)的民事責任由總公司承擔。

5、公司日常運營(yíng)中印章存在的風(fēng)險

(1)他人使用假冒的印章;